Chant d'Éole

Odoo bij Chant d'Éole: technologie ten dienste van de wijnstok

Context & Missie

Le Chant d'Éole, een beroemde Belgische wijngaard die bekend staat om zijn uitzonderlijke, bekroonde wijnen, heeft een beroep gedaan op het team van TSC (The Service Company), een Gold Odoo-partner, om een effectieve ERP-oplossing te implementeren voor zijn verschillende activiteiten en zijn intern beheer te optimaliseren.

De vele facetten van de activiteiten van het domein van Chant d'Éole - rondleidingen, proeverijen, productie en verkoop van wijnen en wijngaardproducten, privé- en professionele evenementen - vereisten een krachtige oplossing die gemakkelijk kon worden geïntegreerd. Odoo bleek een verstandige en optimale keuze voor een efficiënter beheer. TSC ondersteunde Le Chant d'Éole in haar groei met de implementatie van een complete en geïntegreerde Odoo ERP.

Ondanks hun groeiende succes werd het wijnhuis geconfronteerd met een grote uitdaging: hun boekhoudsoftware was niet geïntegreerd met het dagelijkse beheer van hun bedrijven. Als gevolg daarvan moesten ze hun omzet, verkoop, enz. handmatig integreren. Dit belemmerde hun groei en verspilde kostbare tijd.

Een van de belangrijkste uitdagingen voor Chant d'Éole was het beheren van de voorraden en het reserveren van flessen. Vanwege het succes van hun producten moeten ze reserveringen en wachtlijsten beheren. Daarnaast waren het beheer en de organisatie van bezoeken aan de wijngaard en het beheer van evenementen, zaalhuur, enz. aspecten die bijzondere aandacht vroegen.

Voordat Odoo werd geïmplementeerd, werden voorraden beheerd 'op zicht', wat problemen opleverde voor prognoses. Boekingen werden beheerd in een Excel-spreadsheet, gevoed door een contactformulier, waarbij de informatie handmatig werd overgeschreven in de factureringssoftware. Evenementen werden handmatig beheerd in een agenda, zonder mogelijkheid tot elektronisch beheer.

Om deze verschillende uitdagingen het hoofd te bieden, heeft TSC een Odoo-oplossing geïmplementeerd die de Odoo-standaarden zoveel mogelijk respecteert en specifieke ontwikkelingen beperkt.

Wat de boekhouding betreft, zijn alle rekeningen van de bedrijven in het landgoed Chant d'Éole geïntegreerd in Odoo en worden ze nu volledig in Odoo beheerd.

Voor het productiebeheer buiten de tanks wordt de productie beheerd in Odoo zodra de wijn de vaten verlaat en wordt gebotteld.

Voor het beheer van voorraden en flestoewijzingen heeft TSC een Odoo-module ontwikkeld om toewijzingen via de eshop en winkeloffertes te beheren. Plafondmanagement per klant, product en jaar werd in deze module ingebouwd. Een specifiek rapportagesysteem werd gebouwd om een overzicht van reserveringen te geven.

Voor de verkooppunten zette TSC twee verkooppunten op in Odoo met de hulp van het team van Chant d'Éole. Talrijke workshops op locatie zorgden voor een optimale implementatie van de verschillende verkooppunten van de wijngaard.

De eCommerce-functie is gemigreerd naar Odoo, zodat dit verkoopkanaal ook kan worden geïntegreerd in het ERP-systeem, waardoor hoogwaardige monitoring voor een beter product- en voorraadbeheer mogelijk wordt.

De 'Evenement'-module van Odoo werd gebruikt om bezoeken aan de wijngaard te organiseren. Bezoekers kunnen de datum en het tijdstip van hun bezoek kiezen, evenals het aantal personen, met de optie om online te betalen. De gidsen scannen dan gewoon hun ticket. De module is aangepast om tickets in kalenderformaat weer te geven op de website, waardoor het voor klanten van Chant d'Éole makkelijker wordt om rondleidingen te boeken.

Voor evenementenbeheer en zaalverhuur is de Odoo-module 'Verhuur' goed gebruikt. Hiermee kunnen zalen worden toegevoegd aan offertes, huurdata worden opgegeven en gereserveerde zalen worden bekeken in de agenda. Dit voorkomt dubbele boekingen en vergemakkelijkt de teamorganisatie. Facturatie is ook geïntegreerd in het verhuurproces.

De implementatie van Odoo en de ondersteuning door TSC heeft de efficiëntie van de interne processen van de wijngaard aanzienlijk verbeterd. Le Chant d'Éole heeft verschillende aspecten van zijn activiteiten kunnen automatiseren. Deze optimalisatie heeft hen in staat gesteld om tijd te besparen en zich te concentreren op waar ze goed in zijn: het produceren van uitstekende mousserende wijnen. Hun groei is aanzienlijk en Le Chant d'Éole blijft prijzen ontvangen voor hun verschillende cuvées.

De teams hebben nu een totaaloverzicht van bestaande en verwachte cijfers, waardoor ze de verkoop kunnen beheren op basis van beschikbare of verwachte voorraden, weten welke zaal ze moeten aanbieden voor een evenement zonder collega's te hoeven vragen, en zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.

Le Chant d'Éole heeft veel plannen voor de toekomst. Ze zijn van plan een restaurant te openen met een sterrenchef, waarvoor het beheer in Odoo moet worden geïntegreerd. Ze beginnen ook met de organisatie van grote evenementen, waarvoor tickets en opties (maaltijden, enz.) moeten worden verkocht. Dankzij Odoo en de ondersteuning van TSC zijn ze goed uitgerust om deze nieuwe uitdagingen aan te gaan en hun groei voort te zetten. De website van het bedrijf wordt ook gemigreerd naar Odoo.

Kortom, de invoering van Odoo heeft Le Chant d'Éole in staat gesteld zijn interne management te transformeren, met meer efficiëntie en een betere zichtbaarheid van zijn activiteiten. Het is een mooie illustratie van hoe een geïntegreerde ERP-oplossing de groei en evolutie van een dynamisch, innovatief bedrijf als Le Chant d'Éole kan ondersteunen.