Club Vela Atlantico | Sailing Club

Contexto

Clube Vela Atlântico is a sailing club on the Lisbon coast — hundreds of members on family memberships, a fleet of training and member-owned boats in dry storage, a sailing school, a clubhouse with a shop & bar, and its own marine fuel station. 

When CVA came to TSC (Mainsail), the ambition was clear: bring the whole operation into 2026 on a single ERP, with full accounting & AT localization - migrating from their existing outdated software and integrating the fuel POS system

Desafio

O que era preciso resolver

Consolidar cada fluxo de trabalho no Odoo — adesões, reservas, frota marítima, PDV de clube, combustível marítimo, contabilidade

· Dê aos membros um portal de autoatendimento adequado (pagar, reservar, visualizar contratos)

· Mantenha a faturação certificada por AT em conformidade via conector Eclypsys / Toc-online

· Migrar das ferramentas de faturamento e contabilidade desatualizadas para Odoo Accounting nativo com localização PT completa (SAFT-PT, ATCUD, códigos QR)

· Integre — não substitua — o POS de combustível Softpack existente

· Faseie o projeto para que o clube nunca fique inativo por um dia durante a estação alta

Objetivos

. Consolidate every workflow onto Odoo - memberships, reservations, boat fleet, clubhouse POS, marine fuel, accounting

· Dê aos membros um portal de autoatendimento adequado (pagar, reservar, visualizar contratos)

· Mantenha a faturação certificada por AT em conformidade via conector Toc-online

· Preserve the workflow with CVA's accounting firm, supporting their process rather than disrupting it

· Integrar um sistema POS de combustível Softpack no ambiente Odoo

· Faseie o projeto para que o clube nunca fique inativo por um dia durante a estação alta

Solução implementada

O que a TSC implementou

Mainsail leads a 9-app Odoo Enterprise build (Members & Subscriptions, Invoicing, Website, Portal, Inventory for the boat fleet, Events for reservations, eCommerce, Clubhouse POS, Accounting) phased across two go-lives 

Family memberships are modelled natively via parent/child contact relationships, boat storage as inventory with allocation rules, reservations via Odoo Events with MB Way at checkout, and every litre of fuel posts to the same accounting record as a subscription or a shop order.

Resultados

O que mudou para o cliente

9 Odoo apps consolidating what was previously a patchwork of spreadsheets, paper and WhatsApp

· Membros se auto-atender 24/7 - pagar, reservar, visualizar contratos, atualizar informações

· Frota de barcos modelada como inventário com visualização de capacidade de armazenamento seco ao vivo

· Reservations portal replaces WhatsApp - courses and spaces bookable online with MB Way at checkout

· Fuel POS integrated - every litre posts to the same books as a subscription

· Fase 1 go-live Julho de 2026 (em paralelo com sistema legado por 2 semanas, depois cutover real)

· Fase 2 go-live Setembro de 2026 (sistema completo em produção)

· 4-partner ecosystem coordinated on one roadmap, with August closure used as a natural cooling-off pause

Necessidades cobertas

· Estrutura de adesão familiar (contas pai/filho)

· Faturação de assinatura recorrente (renovações automatizadas)

· Faturação certificada por AT (via conector Eclypsys Toc-online)

· Portal de autoatendimento para membros (pagar, reservar, visualizar contratos, atualizar informações)

· Alocação de frota de barcos (tipo, área de armazenamento, contratos, lista de espera)

· Portal de reservas (cursos, espaços, recursos com pagamentos MB Way)

· Loja eletrônica do clube

· PDV do Clubhouse

· Marine fuel POS integration (Softpack) — sales export to Odoo accounting

· Exportação SAFT-PT de Toc-Online para Central Gest 

· Coordenação de projeto multi-parceiros

Conclusão

Onde o projeto está hoje

CVA is the case study for what Odoo can do for a members-based leisure business - where the challenge isn't one big module but the sheer breadth of workflows that used to live in separate tools or no tools at all. 

Nine apps, four partners, two phased go-lives, one summer pause, one operating system. The club steps into 2026 without breaking a single day of its peak season.

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